يعتمد العديد من أصحاب المواقع على إضافة Contact Form 7 لكونها خيارًا شائعًا لاستقبال النماذج ، إلا أن هذه الشهرة لا تعني أنها الخيار الأفضل بالضرورة. فالإضافة تعاني من عدة مشاكل أساسية تجعلها غير ملائمة لإدارة التواصل الاحترافي مع المستخدمين.
لقد استخدمت الإضافة لفترة، لكن بعد أن واجهت مشكلات في الأداء والأمان، بالإضافة إلى صعوبة إدارة النماذج المستلمة، قررت التخلي عنها والبحث عن خيارات أكثر كفاءة. و أشاركك تجربتي في هذا المقال.
1- مشكلات الأداء والأمان
واجهت إضافة Contact Form 7 عدة مشكلات حرجة والتي أثرت على أداء وأمان المواقع التي تعتمد عليها. وكان أبرز هذه المشاكل ما يلي:
مشاكل في إرسال النماذج
الوظيفة الأساسية التي تقوم بها إضافة Contact Form 7 هي تمكين زوار الموقع من تعبئة نموذج الاتصال ثم إرساله إلى إيميل صاحب الموقع، لكن بناءًا على تجربتي للإضافة وكذلك مراجعات العديد من المستخدمين، فإنها لا تؤدي الوظيفة الأساسية بشكل جيد، ففي العديد من المرات يحدث خطأ عند إرسال النموذج يتسبب بإحباط للمستخدم، ويمنعك من استلام النماذج، وهذا مثال للخطأ الذي يحدث:
تخيل عدد الفرص الضائعة من العملاء المحتملين بسبب عطل في نموذج الاتصال، وكم من العملاء المميزين الذين أرادوا التواصل معك بشأن منتجك أو خدمتك، لكنهم لم يتمكنوا من ذلك بسبب خطأ فني كان بالإمكان تجنبه باستخدام أداة موثوقة لاستلام النماذج بدلًا من Contact form 7.
ضعف الحماية والتحديثات
تم اكتشاف ثغرات أمنية متوسطة وحرجة بشكل متكرر في الإضافة، مما عرض المواقع التي تعتمد عليها للخطر. من بين هذه الثغرات، كانت واحدة تسمح للمستخدمين في دور "المساهم" بتعديل نماذج الاتصال، وثغرة أخرى تتعلق برفع الملفات دون قيود.
بالإضافة إلى ذلك فإنه كون إضافة Contact Form 7 مجانية، فإن تحديثاتها تتأخر، كما أن معظم التحديثات لا تتضمن تحسينات فعلية على مميزات الإضافة، إذ يندر إطلاق تحديث يضيف ميزة جديدة تمامًا.
مشكلات إدارة النماذج المستلمة
إن عيوب Contact Form 7 في تنظيم النماذج المستلمة كثيرة وتؤثر سلبًا على النشاط التجاري، فالإضافة تسمح فقط بإنشاء نموذج تواصل بسيط وإدراجه في الموقع وتلقي النماذج النماذج المستلمة على البريد الإلكتروني.
فيما يلي أبرز التحديات في إدارة النماذج المستلمة:
صعوبة تصنيف الرسائل
سيتلقى صاحب الموقع النماذج المستلمة عبر بريده الإلكتروني (مثل Gmail أو Outlook) دون القدرة على تصنيف تلك النماذج سوى بخيارات التصنيف المتاحة في مزود خدمة البريد الإلكتروني من خلال نظام الوسوم (Tags)، والذي يظل محدودًا، ولا يلبي احتياجات صاحب العمل في تصنيف المحادثات في صناديق بريد مشتركة أو تحديد حالة الرسالة الموجودة في النموذج المستلم.
مثلًا لن تستطيع تصنيف رسائل الشكاوى وتمييزها عن رسائل المبيعات ثم تحديد حالة كل نموذج مستلم من قيد العميل إلى منتهي ونحو ذلك.
صعوبة التعاون بين فريق العمل
ستكون مضطرًا للاعتماد على بريد إلكتروني واحد لاستلام جميع النماذج الواردة من الموقع، مما يستدعي منح صلاحية الوصول لهذا البريد لكافة أفراد فريق العمل حتى يتمكنوا من الاطلاع على الرسائل الواردة إلى هذا البريد من نموذج Contact Form 7 وأي مصدر آخر.
سيؤدي هذا إلى إشكالية في توزيع الصلاحيات، حيث لا يمكنك تخصيص استقبال الرسائل لفريق معين، ولن تكون قادرًا على توجيه النماذج المستلمة المتعلقة بالدعم الفني للفريق التقني أو استفسارات المبيعات لفريق المبيعات، بل سيتمكن كل أعضاء الفريق من الاطلاع على جميع الرسائل والنماذج المستلمة بنفس الطريقة. كذلك، عند رد أحد أعضاء الفريق على عميل عبر البريد الإلكتروني، لن تعرف من قام بالرد.
مع توسع نشاطك التجاري وزيادة عدد النماذج المستلمة، ستواجه صعوبة في إدارة هذه المراسلات بفعالية داخل فريق العمل، مما قد يؤثر على تنظيم العمل وجودة التواصل مع العملاء.
صعوبة المتابعة مع العميل
إذا استلمت استفسارًا من زبون عبر نموذج Contact Form 7، ستكون قادراً على الرد عليه فقط من خلال البريد الإلكتروني الذي أدخله أثناء تقديم النموذج. وفي حال كانت هناك محادثة طويلة تتطلب تبادل العديد من الرسائل، قد تواجه صعوبة في متابعة الحوار بشكل فعّال، لأن البريد الإلكتروني يعتمد على نظام الردود المتشعبة، مما يعني أن جميع الردود تظهر في سلسلة واحدة تحتوي على كل الرسائل السابقة من الطرفين.
باختصار، تقوم إضافة Contact Form 7 بإرسال جميع النماذج إلى البريد الإلكتروني، مما يجعلك مضطرًا للاعتماد على مزود خدمة البريد الإلكتروني (جيميل مثلًا) لإدارة التواصلات مع العميل، وهو خيار غير مناسب لإدارة خدمة العملاء كنا قد ناقشاه سابقًا: أسباب الحاجة إلى بديل عن Gmail لخدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني.
الانتقال لأداة أكثر احترافية في استلام النماذج
بعد مواجهة العديد من المشكلات في استلام نماذج التواصل، أصبح من الضروري الانتقال إلى أداة أكثر احترافية لإنشاء النماذج وإدارة النماذج المستلمة بشكل أفضل.
وقد وجدنا أن برنامج زيتون هو الخيار الأمثل، حيث يتيح إنشاء نموذج الاتصال وتخصيص حقوله بسهولة، وتضمينه في الموقع دون الحاجة إلى مهارات برمجية. كما يمكّنك من استقبال نماذج العملاء في صناديق بريد مشتركة وإدارتها من خلال نظام متطور.
سهولة إنشاء نموذج الاتصال
تستطيع إنشاء نموذج "اتصل بنا" باستخدام بسهولة دون الحاجة لخبرة تقنية، حيث تحتاج فقط إلى تصميم النموذج وتخصيص حقوله، ثم تضمين الكود البرمجي في صفحة الاتصال الخاصة بموقعك.
ستقوم أولاً بإنشاء مركز مساعدة، ثم من خلال لوحة تحكم البرنامج ستتمكن من إضافة نموذج جديد:
بعد ذلك، يمكنك تصميم النموذج حسب رغبتك، بتعديل حقول النموذج وفقًا لاحتياجاتك، وعمل باقي الإعدادات الخاصة بالنموذج:
بعد إعداد النموذج، ستجد كود جافا سكريبت يمكنك نسخه لتضمينه مباشرةً في صفحة الاتصال:
تتيح لك الخطة المجانية من زيتون إنشاء نموذج واحد، ويمكن الاعتماد على الخطة المجانية لثلاثة من المستخدمين وبالتالي يمكنك الاعتماد عليها لإنشاء نموذج التواصل وإدارة النماذج المستلمة مع فريق العمل بشكل فعال.
وللمزيد اطلع على مقال: إنشاء نموذج (اتصل بنا) باستخدام برنامج زيتون وتضمينه في موقع ووردبريس.
إدارة وتصنيف الرسائل المستلمة بسهولة
سيتم إدارة مراسلات العملاء عبر نماذج زيتون في لوحة التحكم، حيث يتوفر لكل نموذج مُدرج في الموقع صفحة خاصة تعرض جميع النماذج المستلمة.
ويمكن تعيين صلاحيات الوصول إلى استلامات كل نموذج للفريق المعني بالنموذج فقط أو لفرد معين وذلك لمنع تشتت أفراد فرق الدعم ورفع كفاءة عملهم.
إضافة إلى ذلك، يمكن تكوين حالات مخصصة لكل نموذج لتعيينها للرسائل المستلمة، ويمكن تغيير حالة الرسالة في أي وقت، ويمكن إسناد الرسالة إلى شخص معين ليتابعها بسهولة، كما يمكن وضع ملاحظات عليها توجه أفراد فريق العمل لكيفية متابعتها، فضلًا عن إمكانية تعيين وسوم للرسالة وأيضًا للزبون المرسل لمعرفة كيفية التعامل معه بشكل أفضل.
إنشاء محادثة مع العميل للمتابعة
يتيح زيتون إدارة المحادثات بشكل احترافي داخل مركز المساعدة، حيث يمكنك بسهولة بدء محادثة مع الشخص الذي أرسل النموذج من خلال الضغط على زر + محادثة لتقوم بالرد عليه مباشرة:
بمجرد إنشاء المحادثة، يتلقى العميل بريدًا إلكترونيًا يُعلمه بذلك، متضمنًا الرسالة الأولية التي حددتها أثناء الرد. بعد ذلك، ينتقل التواصل مع العميل إلى نظام المحادثات وإدارة الردود عبر نظام التذاكر، مما يتيح لك تنظيم المحادثات بكفاءة بدلاً من إدارتها بشكل تقليدي عبر النماذج.
إذا قام العميل بالرد على الرسالة المستلمة، فسيضاف رده إلى المحادثة، مما يتيح لك متابعة مراسلاته وفهم سياق الحوار معه في محادثة واحدة. كما يمكن للعميل الضغط على زر "رؤية المحادثة كاملة" البريد للانتقال مباشرة إلى صفحة تتيح له التواصل مع فريق الدعم.
مميزات تعاون قوية
يدعم زيتون الكثير من المميزات التي تعزز التعاون وترفع كفاءة عمل فرق الدعم في متجرك، من أهمها إمكانية ترك ملاحظات عن العميل الذي أرسل الرسالة من خلال النموذج، وكذلك عن الرسالة نفسها، بالإضافة إلى الوسوم، والقدرة على إسناد الرسائل كما وضحنا سابقًا.
تمكن هذه المميزات أي فرد من فرق العمل من إعلام باقي الأفراد بالمعلومات التي عرفها لكي تكون جاهزة عند الحاجة إليها لاحقًا، مثل عندما يرسل نفس الشخص رسالة أخرى، أو عندما ينشئ محادثة، أو حتى عند جمع البيانات لاستخدامها لبناء استراتيجيات تسويق.
وعند إنشاء محادثة من خلال رسالة نموذج، فإنه يمكن إسناد المحادثة إلى أحد أفراد فرق الدعم، وكذلك إضافة عدة أفراد إليها لكي يتعاونوا على العمل عليها، كما يمكن أيضًا إضافة عميل إلى المحادثة لتجري بينكم محادثة جماعية توفر الوقت وتظهِر احترافية عملك.
دعم احترافي من فريق متخصص
بخلاف Contact Form 7، فإن زيتون سيوفر لك دعم فني احترافي من خلال مركز مساعدة زيتون، عبر المقالات المطروحة في قاعدة المعرفة أو التحدث مباشرة مع فريق زيتون عبر الدردشة المباشرة أو إرسال رسالة للبريد الإلكتروني الخاص بهم.
وقد لمست الاحترافية لدى فريق الدعم في برنامجهم في كل مرة راسلتهم فيها، ففي حال عدم تمكن فريق دعم المبيعات مثلًا من الإجابة عن سؤال سألته، فإنه يتم تحويل الرسالة إلى فريق دعم تقني متخصص، فقد طرحت عليهم سؤالًا مرة مفاده فيما إذا كان من الخطر حصول أحد على كود أحد النماذج التي أنشأتها، فتم تحويل تلك الرسالة إلى الفريق المختص وإجابتي بأنه لا خطر في ذلك.
وختامًا، يعد زيتون برنامجًا قويًا ساعدني على إنشاء النماذج وإدارتها بسهولة، وجعل النماذج متكاملة مع طرق الدعم الأخرى مثل قاعدة المعرفة والدردشة المباشرة. وبفضل مميزات الإدارة القوية التي يتمتع بها، والخيارات التي تعزز التعاون، إضافة إلى سهولة الاستخدام والأداء والأمان الممتاز مكنني من تقديم دعم فني احترافي لزوار وعملاء متجري الإلكتروني.
