كصاحب أي عمل أو نشاط تجاري يعمل لحسابه الخاص بشكل مستقل أو يعمل كفريق أو لديه كيان قانوني ومقر عمل في المدينة التي يعيش فيها فإنه سيتعامل بالبريد الإلكتروني مع العملاء أو الموريدن أو الشركاء أو الموظفين أو أي مراسلات تتم متعلقة بالعمل.
هل ستحب أن تعتمد على مزود خدمة مجاني مثل: جيميل، ياهو، هوتميل .. إلخ، ويكون البريد الإلكتروني الخاص بك: Example@gmail.com بحيث يكون اسم بريدك الإلكتروني (Example) وهو اسم معبر عنك، ويكون باللاحقة @gmail.com وهي اللاحقة المعتمدة مع كل إيميلات الجيميل.
أم ستعتمد على بريد إلكتروني باسم نشاطك التجاري بحسب الدومين الذي حجزته، وليكن مثلًا:
Sales@BusinessName.com
بحيث يكون اسم بريدك الإلكتروني (Sales) هو الاسم الخاص بك أو بمسئول التواصل في فريقك، وتكون اللاحقة BusinessName.com هو اسم العلامة التجارية الخاصة بك.
أحب أن أشارك معكم في هذا الموضوع أهم الأسباب التي تدرك أهمية امتلاك إيميل باسم الشركة.
1- اختيار أي اسم تريده
غالبًا ما تعتمد الخدمات المجانية بإعطاء الأولوية في الأسماء لأسبقية الحجز، فمثلًا إن كنت تريد حجز إيميل باسم: Sales_Xcompany@gmail.com وهناك شخصًا آخر سبقك إلى حجز نفس الاسم فإنك لن تتمكن من حجز نفس الاسم. وغالبًا عند مزودي خدمات الإيميلات المجانية تجد صعوبة بالغة حتى تجد اسمًا متوفرًا تحبه.
وأحيانًا ستضطر إلى اللجوء لاستخدام الأرقام في اسم إيميلك حتى لا يكون متوفرًا وهو مما لا يضفي احترافية بالتأكيد.
بخلاف ما لو كنت أنت صاحب اسم النطاق (CompanyName.com) فإن لديك القدرة على إنشاء أي اسم تريده على اسم النطاق ولو كان الاسم عبارة عن حرفًا واحدًا.
2- التأكد من موثوقية الراسل
خلال المراسلات الرسمية فإن المستقبل يريد التأكد من موثوقية الراسل وأنه فعلًا من النشاط التجاري الذي يتحدث باسمه.
تخيل مثلًا لو أني أرسلك لك بريدًا من خلال إيميل omaresmail@gmail.com، وقلت لك: أنا عمر إسماعيل مدير منتدى عرب ووردبريس، فقد تكون استلمت هذه الرسالة مني فعلًا أو من أحد المسئولين في منتدى عرب ووردبريس أو قد يكون شخصية غير حقيقية.
بخلاف ما لو استقبلت بريدًا من omaresmail@ar-wp.com، فإنك ستحصل على موثوقية أكثر أن هذا الراسل من فريق عمل موقع عرب ووردبريس بالفعل.
3- اسمًا مختصرًا يعبر عن مندوب التواصل
حينما نتحدث عن المراسلات عبر البريد الإلكتروني نجد أنك بحاجة إلى اسم مختصر يعبر عن الراسل.
مثلًا لو أن نشاطك التجاري باسمه: ar-wp
ومسئول التواصل يريد أن يتواصل من خلال بريد باسم: contact
فإنك إذا اعتمدت على بريدٍ إلكتروني مجاني، سيكون باسم: Contact.ar-wp@gmail.com
وقد تجد أن هذا الاسم غير متوفرًا كما أوضحت في السبب رقم (1).
بخلاف ما لو اعتمدت على بريد احترافي، فإن إيميل الراسل سيكون باسم: Contact@ar-wp.com
وهو اسمًا مختصرًا وأوضح للتعبير.
4- إدارة الإيميلات في مكانٍ واحد
إذا كان لديك عدة أعضاء في فريق العمل وكل شخص لديه بريد إلكتروني خاص بالعمل، فإن وجود هذه الإيميلات تحت استضافة موقعك يمكنك من إدارة كافة هذه الإيميلات من مكانٍ واحد، والتحكم في المراسلات والمستقبلات وكذلك مراقبة أنشطة فريق العمل في استخدام هذه الإيميلات.
كذلك تتمكن من وضع شروط الأمان والحماية لهذه الإيميلات لا سيما وأنك تقوم بإرسال واستقبال ملفات حساسة خاصة بالعمل، وبالتالي فمن الضروري وضع شروط حماية صارمة لتأمين مراسلات فريق العمل.
بخلاف ما لو كل فرد في الفريق اعتمد على البريد الإلكتروني الشخصي الخاص به، فلن تتمكن من الإشراف على إدارة وحماية هذه الإيميلات.
5- ربط خدمات العمل بإيميلات الفريق
أثناء عملك مع الفريق ستجد أنك تعتمد على أدوات إدارة عمل مثل: جوجل درايف، تريللو، هاب سبوت.. وغيرها من الأدوات.
عندما يقوم كل شخص من أعضاء الفريق بالاعتماد على بريده الرسمي في الاشتراك بهذه الأدوات فهذا يعني إمكانية مدير العمل بإدارة هذه الأدوات بسبب ارتباطها بالبريد الرسمي.
وكذلك الأمر في سهولة التواصل مع أعضاء المؤسسة الواحدة لأن جميعهم يقوم بإنشاء بريده الخاص بنفس اسم الإيميل.
يمكنك مطالعة المقال التالي والذي يشرح: كيفية عمل إيميل باسم الشركة بالاعتماد على خدمة Zoho
