تعد إدارة الطلبات من أهم العمليات في أي متجر إلكتروني، ولكن مع توسع نطاق المتجر وزيادة عدد الطلبات، تُصبح معالجة الطلبات يدويًا أمرًا مرهقًا ويستهلك الكثير من الوقت، مما يؤدي إلى ارتفاع نسبة الأخطاء وانخفاض كفاءة العمل. هنا تبرز أهمية الأتمتة كحل فعّال يقلل من التدخل اليدوي، ويوفر الجهد للتركيز على جوانب أخرى في إدارة المتجر، مثل استراتيجيات التسويق.
في هذا المقال، سأشارك معكم تجربتي في أتمتة معالجة الطلبات في ووكومرس، مع استعراض الإضافات المساعدة التي اعتمدتُ عليها في كل خطوة، بدءًا من تحديث حالة الطلب آليًا، ومزامنة المخزون، وصولًا إلى إرسال الفواتير تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني، لضمان تشغيل المتجر بسلاسة وكفاءة بأقل تدخل يدوي ممكن.
أتمتة معالجة الطلبات تلقائيًا
الخطوة الأولى، بدأتُ بمعالجة الطلبات تلقائيًا على المتجر، بحيث تُحوّل حالة الطلب إلى "مكتمل" فور إتمام عملية الدفع، مما يضمن سرعة تنفيذ الطلبات، ويقلل من الجهد المطلوب لتعديل حالة كل طلب يدويًا، إضافةً إلى الحد من الأخطاء البشرية.
يتوفر في ووكومرس العديد من الإضافات التي تساعد على أتمتة معالجة الطلبات، لكنني فضّلتُ الاعتماد على إضافة Autocomplete WooCommerce Orders في متجري، نظرًا لدعمها لجميع أنواع المنتجات، سواء كانت مادية أو رقمية، بالإضافة إلى توافقها مع بوابات الدفع الشائعة مثل PayPal وStripe. كما أنها تمتاز بواجهة استخدام بسيطة وسهلة.
بدايةً، انتقلت إلى لوحة تحكم ووردبريس الرئيسية، ثم توجهت إلى تبويب "إضافات" >> "أضف جديد"، بحثت عن إضافة Autocomplete WooCommerce Orders، ثم ثبتها وفعلتها على المتجر، كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد تفعيل الإضافة على المتجر، توجهتُ إلى إعدادات الإضافة عبر الانتقال إلى تبويب WooCommerce >> الإعدادات، ثم اخترتُ تبويب "Autocomplete Orders" من القائمة العلوية.
انتقلتُ إلى خيار "Mode"، لتحديد نوع المنتجات المطلوب معالجتها تلقائيًا. حيث توفر الإضافة ثلاثة خيارات:
- All Orders: يحول حالة جميع طلبات المتجر إلى "مكتملة" تلقائيًا بعد إتمام الدفع.
- Virtual Orders: يعالج الطلبات التي تحتوي فقط على منتجات رقمية.
- Virtual & Downloadable Orders: يعالج الطلبات التي تحتوي على منتجات رقمية أو منتجات قابلة للتحميل.
اخترتُ النوع المناسب لمتجري، ثم ضغطتُ على "حفظ التغييرات" ليتم تطبيق التعديلات على المتجر.
الآن، عند شراء العميل لأي منتج من المتجر وإتمام الدفع بنجاح، ستحول حالة الطلب تلقائيًا إلى "مكتمل" بدلًا من أن يبقى "قيد المراجعة".
أما النسخة المدفوعة من الإضافة، والتي تبدأ من 49 دولارًا مدى الحياة أو 19 دولار سنويًا، فتوفر خيارات إضافية تساعد على إدارة حالة الطلبات بناءً على بوابات الدفع، على سبيل المثال، يمكنك تحويل حالة الطلبات المدفوعة عبر بوابات الدفع الإلكترونية تلقائيًا إلى "مكتملة"، مع استثناء المدفوعات المحلية مثل الدفع عند الاستلام أو التحويلات البنكية، مما يجعل أتمتة معالجة الطلبات أكثر دقة وكفاءة.
أتمتة تسعير المنتجات والخصومات المُجدولة
الخطوة الثانية، رغبتُ في أتمتة استراتيجية تسعير المنتجات على مدار العام في متجري، بحيث تُخفض الأسعار تلقائيًا خلال فترات العروض، ثم إعادتها إلى السعر الطبيعي بعد انتهاء الخصومات، دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي.
لتنفيذ ذلك، اعتمدتُ على إضافة Discount Rules for WooCommerce، فبعد تثبيتها وتفعيلها على متجري، انتقلت إلى تبويب WooCommerce Discount Rules، ثم أنشأت قاعدة خصم جديدة عبر الضغط على زر "Add New Rule".
أعادت الإضافة توجيهي إلى صفحة إعداد تفاصيل الخصم. فانتقلت إلى قسم "Filter"، ثم حددت المنتجات التي أرغب في تطبيق الخصم عليها، يمكنك اختيار تصنيفات كاملة لتطبيق الخصم على جميع المنتجات داخل التصنيف، أو تحديد منتجات منفصلة، كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد ذلك، انتقل إلى قسم "Discount"، ثم حدد نسبة الخصم المطلوبة، على سبيل المثال 10%، ليتم تطبيقها على جميع المنتجات التي اخترتها سابقًا.
أخيرًا، انتقل إلى قسم "Rules"، ثم حدد شروط تطبيق الخصم وفقًا للخطوات التالية:
- اضغط على زر "Add Rule" لإضافة شرط جديد للخصم.
- اختر نوع الشرط "Date"، ثم حدد تاريخ بداية ونهاية الخصم لضبط فترات التخفيضات.
- كرر الخطوة بإضافة عدة شروط، حيث يمثل كل شرط فترة مخصصة لتطبيق الخصم تلقائيًا على مدار العام.
بعد الانتهاء، اضغط على زر "حفظ" لتطبيق شروط الخصم على المتجر. يمكنك تكرار هذه الخطوة لإنشاء جميع الخصومات المطلوبة. الآن، ستُعدّل الأسعار تلقائيًا خلال فترات العروض والخصومات على مدار العام دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي، مما يضمن إدارة سلسلة وفعالة لاستراتيجية التسعير في متجرك، مما يضمن سير أتمتة معالجة الطلبات تلقائيًا أيضًا.
إدارة المخزون على المتجر
ترتبط إدارة المخزون بشكل وثيق بأتمتة معالجة الطلبات، حيث لا يمكن إتمام الطلبات في حال نفاذ المنتجات من المتجر. لذا من الضروري متابعة المخزون وإدارته بانتظام لضمان استمرارية المبيعات.
في متجري، أعتمد على إضافة ATUM Inventory Management، حيث توفر لوحة تحكم شاملة تتيح مراجعة كميات المخزون بسرعة لكافة المنتجات، بالإضافة إلى نظام إشعارات تلقائي يُنبهك عند وصول كمية أحد المنتجات إلى الحد الأدنى.
كما تتيح الإضافة إمكانية تعديل كميات المخزون مباشرة من لوحة التحكم، بدلاً من تعديل كل منتج بشكل منفصل، مما يجعل إدارة المخزون أكثر سرعة وكفاءة.
تأكيد الطلب تلقائيًا عبر رسائل البريد الإلكتروني
الخطوة الأخيرة، رغبتُ في الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني لإرسال إشعار تلقائي إلى العميل فور تحويل حالة الطلب إلى مكتمل، مما يضمن استلام العملاء تأكيدًا فوريًا لطلباتهم. للقيام بذلك، توجهتُ إلى تبويب WooCommerce >> الإعدادات، ثم انتقلتُ إلى تبويب "البريد الإلكتروني" من القائمة العلوية.
ستظهر لك كافة إشعارات البريد الإلكتروني المرتبطة بحالات الطلبات على المتجر. اختر إشعار الطلب المكتمل، ثم اضغط على زر "إدارة" المجاور له، كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد ذلك، فعّل إشعار البريد الإلكتروني للطلبات المكتملة، ثم اكتب محتوى الرسالة، والذي يمكن أن يتضمن تفاصيل الطلب، مواعيد التسليم المتوقعة، معلومات الاتصال، أو أي بيانات إضافية. بعد الانتهاء، اضغط على "حفظ التغييرات".
الآن، عند تحويل حالة الطلب إلى مكتمل على المتجر، سيتم إرسال إشعار تلقائي عبر البريد الإلكتروني للعميل، يتضمن تأكيدًا باستلام الطلب.
وبهذا نكون أتممنا أتمتة معالجة الطلبات على ووكومرس باحترافية، مع مراعاة كافة الجوانب المرتبطة بها لضمان تشغيل المتجر بسلاسة وكفاءة، وبأقل تدخل يدوي. يشمل ذلك إدارة المخزون، تحديث الأسعار وتطبيق الخصومات التلقائية، وإرسال إشعارات البريد الإلكتروني للعملاء. ومع ذلك، من الضروري مراقبة الأتمتة بشكل دوري للتأكد من أنها تعمل بالكفاءة المطلوبة، مما يضمن نجاح مستمر في إدارة المتجر.
